你的簡報不是你的簡報

請原諒我,運用電視梗讓你能對標題印象深刻,實在是因為這句話,可以說是簡報成功與否的關鍵,值得我們謹記在心。

你的簡報不是你的簡報,你的簡報應該是主管的絕佳點子,是客戶的解決方案,所謂的「貼心」簡報、「暖心」簡報,就是這個意思。

那該如何做到呢?和你分享簡報的四個層次(請參照下圖)

 

▎層次一:現狀說明

盡可能簡潔有力的和主管或客戶說明「他必須知道的重點」,例如:產品的特色、專案的進度或系統的執行情況等。

 

這些事實我們要能清晰的說明,但要注意的是,如果只做到現狀的說明,那就會讓聽者忍不住想問:「然後呢?」、「所以你打算怎麼

做?」,這樣就變成“你的簡報就只是你的簡報”,而這也是一個不及格的簡報。

我曾在一篇文章看過一句話,從此謹記在心,在此跟你分享:「既然要報告,就得說到『主管和客戶期待聽到的事』才算及格!」

所以,我們的簡報要往下個層次前進

 

▎層次二:預測

從「現狀」歸納,你預測後續會有的發展,如果往好的方向發展可能會有的結果,如果往壞的方向發展可能會有的結果,都可以清晰列

出讓客戶和主管知悉。這就是第二層次。

 

層次二要特別注意的是預測的準確性,要把各種的可能性明確列出,並且詳述原因,如此才能獲得主管和客戶的注意。

來到層次二,你的簡報就不只是你的簡報,你的簡報就是給客戶和主管的貼心提醒,預先示警。

 

▎層次三:對策

根據「預測」會出現的結果,你提出對應的解決方案。

 

層次三要特別注意的是解決方案的可行性、執行後的效益及要付出的成本,將上述重點明確列出,方可獲得主管和客戶的認同。

到了層次三,才算是「合格的職場簡報」,換言之,每次簡報都應該期許自己包含此三個層次,這不僅會讓你的想法更容易被採納,在主

管和客戶眼中的影響力也會越來越大。

 

▎層次四:精準

試想以下情境:你根據「現狀」精心「預測」各種可能發生的結果,並據此設想了許多具有可行性的「對策」,但是,最後卻沒有被主管

或客戶認同,彷彿所有努力都白忙一場。

這種情況,我想只要你有職場提案經驗,應該都不陌生。

怎麼辦呢?

 

如果你去訪問職場上一流的簡報提案高手,問他們簡報成功的秘訣是什麼?除了上面三個層次外,他們通常會和你分享「問題管理」的重要性。

 

沒錯的,你提出的對策,不會每次都得到認同,但是不要因此灰心,反而我們要專心聆聽主管和客戶提出的疑問和反對原因,把這些內容記錄下來,就是「問題管理」,尤其是他們「第一個提的原因和問題」或是「不斷重複提及的原因和問題」,就是他們最在乎的重點,趕緊回去調整,下次再簡報時,獲得認同的機會就大大增加了。

 

不只如此,做好「問題管理」,你也就能深入的了解主管和客戶最在意的部分是什麼,這樣下次在不同主題的簡報時,獲得認同的機率更是大幅增加。

 

總的來說,你要讓主管和客戶願意認同和採納你的想法,製作簡報的四層次需謹記在心:

層次一:現狀說明
層次二:結果預測
層次三:可行對策
層次四:問題管理

 

你的簡報不是你的簡報,而是主管和客戶的解藥。

2019 年 10 月 21 日
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