善用”決策矩陣”檢討執行策略的優先順序

在企業經營的過程中,常常會遇到需要做決策的時候,是否曾經遇到過很多事情都想做,但卻又不知道如何開始下手,或是從哪一個先開始著手,而「決策矩陣」就是用於評估和決擇多個選項(例如策略、問題和想法等)的分析手法之一,是可以幫助你在最短時間掌握現況,進行決策優先順序判斷的工具。當存在多種選擇的情況下要做出決策時,我們不僅要依賴定性資訊或主觀性,也必需要進行定量和客觀性的評估,只要能善用決策矩陣的分析手法,就能在當下進行判斷,也常運用在會議的場合,加速會議結論的有效性。這次,就為各位來介紹「決策矩陣」的實戰活用方式。

 

▍什麼是決策矩陣

「決策矩陣」是用於評估和決擇多個選項(例如策略、問題和想法等)的分析手法之一。 其特徵在於與評估項目一起設定“每個評估項目的權重”。透過設定權重數字進行比較的方式,針對多個選項來進行評估。 此外,它的優點是可以籍由定量的方式,進行客觀和主觀的評估。

 

 

上圖是用決策矩陣圖所製成的評估表案例。 在此案例中,我假設了一個決策的場景,在案例中提出了複數個以解決銷售下滑為目的的相關解決策略,你會從哪個解決策略開始呢?決策矩陣內的數字,是具有關鍵性參考的權重數字,先設定滿級分,然後收集並彙總每個評估項目的分數,最後評估每個選項並排列出其決策順序。當然,你可以自己個人主觀的來評斷分數,也可以用問卷調查形式以多人複數的方式來評斷分數。

 

▍決策矩陣的活用順序

下面,將接著介紹使用決策矩陣的一個簡單參考樣本。

 

▍整理選擇項目

 

首先,在最左側的欄位中放進想要評估的選項。在這種情況下,您需要先思考要解決的課題,以及為了解決這個課題有哪幾個候選的項目,並附註上簡短的說明。例如,項目:建立銷售夥伴數據庫;內容:建立客戶名單和建立銷售時間表”等等之類。

 

 

▍設定評估項目和權重

 

接下來,在最上行中輸入評估項目和評估項目的權重。在案例中,設定了“緊急性、實現性(可行性)、收益性(獲利性)、將來性”,但這僅是依這個案例而設定的評估項目,在實際運用時,可以根據目的選擇並設定適當或適合的評估項目。決策矩陣的重點是為每個評估項目設定權重。 先思考公司的重要評估主軸是什麼?在進行討論之後,再來進行設定項目和權重。

下面我列出了些常使用到的評估項目案例,可以試著參考來設定。請務必在闡明每個評估項目的含義和定義之後,再來開始評估(檢查什麼是緊急情況,什麼是重要情況)。

 

▲ 評估項目舉例:緊急性(急迫性)、重要性(關鍵性)、實現性(可行性)、收益性(獲利性)、有效性、將來性、風險性(危險性)、困難性、影響性、可變性等。

▲ 補充:將風險級別或難度級別作為負面因素,並添加到評估項目時,可以將權重設定為負值,例如“ -1(負1)”並進行彙總計分。

 

 

 

▍進行評估

 

一旦準備好選擇項目和評估項目之後,就可以對每個項目進行實際的評分和評估。(在這次範例樣本中,每個項目的得分最高設定為5分。)完成所有項目的計分後,就可將在右側列中合計總分並進行選擇。儘管此決策矩陣提供了依照數字的評價排名,但這並不一定意味著必須在此處選擇總得分最高的那個。

 

 

大家一定會思考為什麼最高分不一定就會是正確的選擇呢,例如以上圖的範例中,選項3的總得分是最高的,並且可以被認為是具有較高的執行優先等級。 但如果您正在考慮的是公司的將來性,而且權重比例也是較高的,那麼選擇5就是一個不容忽視的重要選擇。決策矩陣分析的目的是多方面的,以及能夠客觀地評估備選方案,並將其作為決策的重要參考,因此在最終進行決策時,可以一邊依照基於此處得出的數值,一邊同時維持設定的權重來進行最適當的評估和判斷。

 

關於這次所介紹的”決策矩陣”,也製作了PowerPoint模板,只要加入會員就可以直接下載編輯使用。

決策矩陣(PowerPoint)模板下載

以上就是這次所介紹的”決策矩陣”實戰活用說明,如果你的工作是經常需要面臨做出各種的決策,建議可以試著開始在各種商業場景中客觀地(而不是主觀地),來利用決策矩陣做出定量決策的優先順序,相信如果能熟稔的話應該會很有幫助。

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