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如何完成一個好的 簡報提案 ?

在職場生活中,我們常常會有需要 簡報提案 的時候,不論是對內的每週的週報會議、每月的月報會議,或是對外的 簡報提案 等等。

但是不論是身為職場新鮮人,或是工作多年的職場老人,我們還是難免感覺到緊張,甚至是焦慮,這邊將簡單的和您介紹一些簡單的 簡報提案 演講技巧,幫助您掌握演講技能,在職場上大大加分!

▍技巧1:明確告知對方你的期望

每當我們進行 簡報提案 時,首先很重要的是,先清楚的告訴對方你的期望和你大致的簡報內容。

其中有個大家很容易犯的錯誤,就是模棱兩可的說明,例如「暫時」、「像是」、「可能」,這會使你的簡報給人不夠自信的感受,建議進行簡報提案時,請務必仔細的考慮您的用詞,多使用肯定的語句。

※舉例來說:

▼ 錯誤示範:暫時先說明我們的服務,大概是這樣的…

▼ 正確示範:這邊談到我們提供的服務,我先給您一個簡單概述,而我的重點會放在我們的服務過往所創下的業績。

▍技巧2:有邏輯的建構您的主張

垂直/水平結構示例圖
垂直/水平結構示例圖

接著很重要的是有邏輯的提出自己的主張,可使用縱向和橫向的聯繫,有邏輯的進行建構。

※舉例來說:

「我們的服務過往所創下的業績」是我本次簡報中的核心主題,我可將他放在最上面「最重要主張」的位置,並根據此核心主題,分支成「過往的交易紀錄」、「顧客的忠實度」、「銷售業績數字」等,然後再根據分支的三點,在分成幾項細項且具體內容。

當邏輯架構一但確立清楚,就要思考如何如何設立簡報的流程,選擇「自上而下式」,還是「自下而上式」。

▍技巧3:自上而下式/自下而上式

「自上而下式」類型即是先解釋結論,然後在解釋達成結論的原因。

此種類型雖能夠非常簡潔的傳達要點,但有時卻有可能會有因人或事產生被誤解的狀況發生。

※舉例來說:

可以與業績豐碩的本公司進行交易(結論)

→ 許多大中小企業都有與我們合作的經驗

→ 這樣服務很多公司都已經使用了五年以上

→ 本服務的系統非常完善。

而「自下而上式」類型則是從背景信息、理由開始介紹,最後在說明結論,這種方式的優點就是可以仔細地解釋,以及避免產生被誤解的狀況。

但缺點就是最想傳達的核心思想,最後才能讓對方知道。

※舉例來說:

本公司與許多公司合作交易過,在5年內交易客戶數量翻了三倍

→ 很多公司已持續使用本公司的服務一年多,續約率極高

→ 本公司在全國皆有設立可支持的網絡和24小時客服服務,服務體系非常完善

→ 眾上所述,本公司資源極其豐富,您與我們合作是極好的選擇。

▍技巧4:說一個最適合對方聽的架構

敘事運用
敘事運用

如果我們有很多時間,當然可以分享所有的內容,但在大部分的情況下,我們並沒有如此多的時間,所以在簡報過程中,如果篩選該說的內容,適時地去取捨也非常的重要,可以針對重點進行簡單的說明。

這邊提供三種 簡報提案 的演說方式,可依對方的狀況去做參考調整。

※舉例來說:

▼ 圖1:

對方為理解力良好者,且對如何達成結論比較注重者。
僅需簡單說明大致背景原因,接著直接進入結論的方式。

▼ 圖2:

對特定領域想要深入了解,並想清楚了解該領域全貌者。

只根據特定領域解釋詳細的信息,接著談論整體的相關事務,最後再談論結論。

▼ 圖3:

對只想看一部份細節的人,從特定的背景信息進行解釋,跳過對方可能不感興趣的部分,最後說出結論。

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2022 年 5 月 20 日
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