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  第七期日戰班招生中

複雜的資訊難以表達?學會 圖解 六步驟讓你客戶立即產生行動

近年來「圖解」一詞越來越受到注目,這也讓坊間出現許多「圖解」書籍,其實「圖解」的運用在台灣也已經很有歷史了,但「圖解」這一詞是源自於日本,根據日本Weblio辭典的解說,「圖解」指的是透過圖表的方式來解釋事物並進行描述,可以很簡單地將訊息傳給對方的一種方式。

在我們的職場中很經常使用「圖解」在我們的簡報上,我們都知道主管或客戶能夠給予我們的時間都是非常有限的,如何在最短的時間,將想要說的長篇大論有效且深入的傳達到主管或客戶心裡是非常重要的,尤其過去身處在金融界的我更能感同深受,不論是大到金融商品,或小到任何一種行銷活動,那都是非常複雜且不容易理解的,每當我們在簡報說明到一半的時候,總會聽到主管說「請把我當客戶」,這句話確實如此,如果連主管都無法在最短時間內理解我們的商品或活動,更何況是客戶呢?所以我們都盡可能地將簡報頁數縮短,並將想要傳達的資訊,用圖形結構的方式來表達,透過這樣的方式,在短時間內取得主管的認同,總歸來講,「圖解力」就是一種向他人在最短時間內傳達你想傳達的「重點」,並且讓對方看完之後能夠採取「行動」的一種能力。

人類80%的資訊來自視覺

人類有五種感官,可以分為視覺、聽覺、嗅覺、觸覺、以及味覺,並從這五種感官中接收到資訊,而其中,事實證明有87%的資訊接收主要來自於視覺感官,所以這就是為什麼我們很常見到許多的資訊都是以視覺形式進行呈現。換句話說,我們從顏色、形狀和圖像等視覺表達中更容易獲取得到各種資訊。而視覺就是資訊的可視化,良好的視覺表達,就意味著資訊可以更加容易理解,並且讓對方立即理解你想要說的內容,而最終產生行動,這也就是為什麼具備「圖解」能力會這麼地受到重視。另外一個為什麼「圖解」能力會備受重視的原因就是「和文字比較,圖解的學習效率可達4倍以上」,根據日本情報知識學會的研究指出,與其看到一堆羅列的文字,如果適度地加上圖解內容,反而能讓整個學習效率提升4倍以上。各位可以試著回想一下學生時代的教科書,擁有彩色且豐富圖形和插畫的教材,是不是比只有黑白文字的教材更加能讓人留下記憶呢。就我自己的經驗,不論是在外面業務商談,或是內部溝通,「圖解力」都是職場人士相當重要的一個技能,除此之外,具備「圖解力」能夠更加幫助你整理你腦中的資訊,使你能將原本龐大的文字資料,很有邏輯地進行解說,這也是為什麼我們在「日本實戰碩士學分班」實體課程中有相當多關於「圖解力」的演練,就我自己親身看到的狀況,在還沒學習「圖解力」課程前,可以看到一些原本不善表達的學員,不斷努力地想要表達自己的想法,花了很多時間,卻也無法得到其他同學的理解和認同,但學習「圖解力」課程後,卻能在很短的時間內,簡潔有力地說明完自己想要傳達的事物,這是非常大的改變,因為透過圖解的方式,不僅是傳達資訊給對方,更是讓自己有邏輯化、系統化的認識事物,事實證明,這樣的能力也能加速改變你,讓你具備更加客觀且全面的邏輯思維。

参考文獻:

  • 加藤宏(2017)「視覚は人間の情報入力の80%」説の来し方と行方。筑波技術大学テクノレポート Vol.25
  • 曽根原士郎、齋藤敦子(2010)。情報記録手法と記憶定着・理解度の関係についての実験報告。情報知識学会誌 Vol. 20

▌手繪圖解六步驟

「圖解」的定義包含了很廣泛,像表格或是試算表產出的圖表和圖形類型,像是折線圖、組合圖、面積圖、柱狀圖 、長條圖、圓餅圖 、散布圖、直方圖等,這也是一種「圖解」,但這裡很重要的一點,就是我想傳達給各位的「圖解」,並不是表格或是試算表產出的圖表和圖形類型,而是如何將大量的文字資訊進行有系統有邏輯地整理,並且釐清相互關係後,將不同的資訊轉化為圖形,並以因果關系為順序,將各圖形連接起來,將資訊整理成能夠具體化傳遞給對方的圖形架構。

在現實的商業環境中,加上網路資訊的快速流通發展,你會發現到這世界上有非常多可運用的文字資訊和情報,但為什麼真正具備「圖解」能力的人還是這麼少呢?其實原因有很多,這次我就為大家介紹那最大的原因,那個就是圖解的「步驟」,因為可能不知道或不明白圖解的步驟,所以變成很常會以自己的理解來圖解資訊內容,這會造成一個結果,就是可能繪製出最終只有你自己才看的懂的圖解資訊,自己理解很重要,但不要忘了,我們「圖解」的最終目的是希望對方能夠產生行動,所以必需要理解你的內容才會產生行動不是嗎。如果你能夠掌握圖解的「步驟」,未來你所繪製出的圖解內容也將更具客觀性,且更有說服力。

接著為大家介紹說明圖解步驟,其實手繪圖解總共可以分為六大步驟,雖然不能說這是一定的標準,但卻是不少日本顧問前輩所長年累積下來的經驗標準。在這之前,大家需要有個概念,在製作圖解的時候,首先在白紙上試著進行手繪製作。當各位熟練之後,不僅可以運用在簡單的會議或說明會等場合,擁有經驗之後,可以再加以學習如何仔細修正、調整、美化、以及精進。

▌步驟1:找出關鍵字

圖解的第一步,就是先找出和主題相關的關鍵字,並將其寫下來。也就是說在一篇文章,或者是你想說的話,你能夠從裡面抓出多關鍵字。以上面圖片為範例,文字內容是:

通常有經驗、出過社會、有才能、有企圖心、肯努力、肯勤勞、有自信、每天很早起來、靠自己能力的人,擁有這些能力的人才能達成創造偉大績效成果的目的。

你在這裡面看到了多少關鍵字呢?而在這裡,第一個步驟就是將這裡面的關鍵字先找出來,不要預設立場地先去想哪先能用或哪些不能用,盡可能地全部抓取出來。

▌步驟2:整理關鍵字

針對重要性較低的關鍵字,以及有重複的關鍵字,進行刪除,很多人誤以為第一步找關鍵字就是在進行萃取,其實在這個步驟才是真正進行萃取的動作,也就是說不要的關鍵字就把他刪除掉,在這裡也可以放上一些經驗法則來判斷其因果關係,像是今天能夠創造出成績的人,他的先天條件一定要每天很早起來嗎?顯見這不一定有直接關聯性,就算有關聯性,但可以肯定的是重要性也不會太高。

▌步驟3:關鍵字圖框

將整理萃取好後的關鍵字,我們先直接都將其加框,讓其更加明顯,其實就是為下一步圖解自己的圖畫作準備,便於我們可以更加理解之後怎麼進行連結。

▌步驟4:圖框線連結

在這個步驟就是一邊思考關鍵字圖框各個關聯性,一邊透過線條及箭頭將其連接起來,各位其實不妨先用自己的邏輯去判斷,這些關鍵字圖框各自的因果關係,試著去連連看,在這個階段也可以看出自己是否連出不合邏輯的狀況,然後再重新進行調整。

▌步驟5:位置再調整

接下來我們可以去進行位置的調整,讓整個架構看起來更容易理解,而在這個步驟也大概圖解架構的雛型也正式地顯現出來了。

▌步驟6:統一表達文字

在這個步驟則是將呈現方式進行統一,指的是將框格內的文字進行統一,讓每個框格文字的呈現都能簡單地傳達出訊息。必要的時候還可以將同一個等級或層級的框格內容,做一個大型的框格將其框格起來,使人能更理解整個圖解架構的內容。所以各位未來可能需要有等級、層級、相互對立、MECE等概念,這樣繪製出的圖解架構將更具直觀理解性。

到這裡圖解架構的內容也完整地呈現出來了,但到這裡就結束了嗎?這僅僅只能說你的圖解結構已經有初步的完整性了,但要再更進一步就是要進行「簡潔美化」,如同下圖所示。

而要做到簡潔美化也包含了三個技巧,整體圖進行設計、圖解細部的修正、附加必要資訊等,每個技巧都有其手法,除此之外,還有圖形的使用、箭頭的使用、利用既有流程、考量視線移動、增添重點、因果關係、重點強調的佈局等等,相信只要熟練這些技巧,你也可以成為擁有高度圖解力的職場菁英,想要更進一步學習圖解力的訣竅嗎?歡迎加入我們「日本實戰碩士學分班」。

参考文獻:

  • 池上俊也、中山秀夫(2008)。業務の流れを表すチャート。日経クロステック
  • 松上純一郎(2020)。外資系戦略コンサル直伝! 図解資料の作り方【12の「型」だけ覚えよう】。外資就活ドットコム
  • 永田豊志(2008)。四角形と矢印の発展形「フレームワーク」で図解通訳。ITmedia
  • 近藤哲朗、沖山誠(2020)。ビジネスの仕組みがわかる 図解のつくりかた。図解総研
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