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你不能不知道的專案經理(PM)五大核心技能(三):溝通技巧

專案經理說人話、「與人溝通」的能力

 

有人說專案經理就像演說家,

每天周遊在各單位之間進行遊說;

也有人說專案經理像政治家,

試圖在各方角力中周旋出解方。

 

這些說法或許各有其道理,

因為專案經理很大一部分工作,

就是要與人溝通,

說服人接受或驅動人做事。

 

於是,

溝通技巧成了專案經理的必備技能。

 

溝通可分為很多層面,

本文中我將為你介紹,

我認為你最需要儘快上手的4種溝通技巧。

 


 

1.背景領導力

這是可以使整個團隊團結起來不可或缺的一項技能,

專案經理要了解團隊成員的背景,

以達到適才適所與適所適才。

 

背景泛指性格、專業、

做事風格和人際關係等屬於人的面向。

 

組成團隊的成員不是機器,

因此每個人都有自己的個性,

成員越多背景愈複雜,

團隊內各成員的兼容性問題就越多。

 

有時候,

你身邊已經聚集了一群能手,

於是遇到專案時你想要帶上所有的人。

 

但現實是專案的內容可能並不適合每一個人,

於是你因為明瞭每個人的背景

所以你必須要捨棄某些人的加入,

你才能做到適才適所。

 

平時就做好瞭解背景工作的專案經理

可以在必要的時候,

用行動做為溝通、

以決斷代替協議。

 

讓團隊和組織看到你的本事,

進而產生有效的領導。

 


 

2.口頭傳達

又有的時候,

你已經有要處理的專案,

但你卻難以從周遭的人湊足適合的人選,

此時你會需要口頭傳達力來幫助你湊足團隊成員。

 

學習口頭傳達力當然不僅是為了湊足團隊,

但為了湊足團隊所需要做的努力,

可以很恰當地傳達口頭傳達力的意涵。

 

當你發現人力不足時,

你想怎麼做?

你該如何向外傳達你的困境?

你要怎樣讓幫助找上你?

 

你要套用本系列文章第二篇中介紹的,

問題解決的手法(PSA)

 

將你面臨的情況分析出來,

並以口語的方式講解給自己聽。

 

問問自己能否從自身的語句中,

聽出事件的全貌、

與亟欲尋求解決的問題?

 

從這個步驟的練習中,

你可以知道自己能夠說服自己多少,

也概略了解別人能從你口中聽懂多少。

 

「破題法」是你必須學會的說話方式。

 

破題法的意思就是,

將需求的解決方案摘要地在談話剛開始時就講出來,

讓聽者可以先行掌握你的重點需求,

再從你後續敘述的脈絡中,

檢視解決方案的必要性與攸關性。

 

除了讓人聽懂自己在說甚麼的技能,

你還需要能夠準確理解別人在說什麼的技能。

 

因為專案經理必需靈活地吸收他人的意見,

從聆聽中擷取有用的資訊,

納入方案、進行改善。

 

但在聽別人講話時,

就開始找尋有用的資訊卻不是好的做法。

因為聆聽時覺得有用的資訊,

通常只是與自己已經在做的事情相近的概念而已。

 

尋求認同、尋找知音,

是我們習以為常的作法;

然而專案時是為了要解決一般難以遇到的問題,

所以普通的思考通常無法得到洞見。

 

所以在聆聽時,

你應該練習當一台錄音機。

盡可能將對方的用詞、語調、表情,

都一五一十記在腦中。

 

以便在談話後回想時,

能在腦中拆解對方的說話、

找到話語背後的意涵。

 

回到尋找團隊成員的過程。

為了尋得合適的團隊成員,

你要有能力整理出「破題」所需要的素材。

有效地與人溝通你的需求。

 

並在與人交談時,

聽懂對方的期待與需求,

從而將其與你的需求和理解相交集,

以求合適的人才願意加入或被人推薦。

 

口頭傳達力養成後,

你不僅可以與團隊成員輕鬆進行對話,

也可以與客戶平等進行對話,

明確地傳達你的意見,

並從對象的想法和抽象的指示中,

構建出具體化的解決方案。

 


 

3.教育技能

你身為專案經理,

你應該對專案的節奏和要求有透徹的了解,

你要用這些要求來檢視團隊成員的能力。

 

根據成員對象的學習能力和技術能力的不同

使用適當的表達方式進行教育,

並且可以檢查成員的理解程度,

 

如果你對成員的能力不甚了解,

你也可以根據對方的表達方式,

進而更改你的教育方式。

 

教育技能是需要能夠透過

你過去的經驗和與團隊互動的經驗相結合,

給出具體的示例和圖像來回應他人的理解。

 


 

4.文書溝通能力

透過文字傳達自己的意見,

是個看似容易卻實質上相當困難的事情。

與口頭表達相比,

文件資訊的傳達更具難度。

你需要正確的寫作技巧,

以及站在他人觀點表達的能力。

即便是技術文件,

由於專案經理經手層面較為廣泛,

理想與實際的規格落差,

時常造成技術人員的誤解,

甚至造成紛爭和資源浪費。

所以總結了你的想法和意思的一份文件,

其他人在閱讀時,

也會因為自身的背景和專業不同,

而發生不同的解讀。

掌握不發生誤解的寫作技巧並非容易之事,

你可以多看多聽多讀來培養自身的文書溝通能力。

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溝通技巧建立的同時,

你還要兼顧人際關係和談判能力,

以為專案爭取最大利益,

也為自身的成果做出保障。

下一篇我們將討論

專案經理必備的能力之四

人際關係和談判技巧

 


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