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你不能不知道的專案經理(PM)五大核心技能(一):管理能力

專案經理必備的管理能力

 

想成為稱職的專案經理(PM)

你最需要注重的管理能力

就是時程計劃的能力

時程計畫簡單來說

就是時間管理

想做出完善的時程計畫

需要豐富的經驗,

因為你必須將專案劃分為多個階段、

確切地知道每階段將花費多長時間

以及需要多少人力。

 

為了制訂切合實際的時程安排,

你需要了解團隊裡每個成員的能力,

依據任務和能力的差異,

為每個人拿捏合理的時間長度。

 

時間長度拿捏得好,

團隊成員會感受到你的用心,

每個人的能力也就能在最舒適的情境下發揮,

制訂一個能激發成員動力的時程安排,

是專案經理的首要責任。

 

管理多個任務時,

掌握每個工作任務的截止日期和工作狀態,

並且適時地指導每個任務,

以便可以按時且高效地將這些工作任務完成。

我們首先必需要很清楚地意識到一點

時間是有限的,工作能量有限

 

一個專案裡面包含的各項工作內容不是只要重複同一件事

是多樣化且有很高的復雜度

其次,專案並非是能夠單獨完成的

需要與許多人一起工作才能成功

但是參與的人越多,不確定性就越大

稍有一人或是一項工作任務有延誤

就可能會造成整個專案延遲

因此,對於在有限的時間內完成專案

時間管理就非常的重要

除此之外,所謂的工作延誤

也就是指生產力和效率發生變化。

 

換局話說除了造成整個專案延遲之外

為了加緊腳步趕上預定的專案完成時間

所衍生的加班成本或是委外成本也將驟然增加

所以如果當有所延遲,

就必需立即地能夠確定問題的原因,

並早期提供解決方案,

這也是進度管理中的重要一環。

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有了妥善的時程規劃,

你再來該關注的是預算管理

 

從資源投入來觀察預算,

你將要…

計算專案所需材料的成本、

評價人力資源的成本、

衡量投入時間的成本。

 

能否在預算內恰當地分配成本開支,

能多大程度地將成本縮小化

可以看出專案經理對於專案的掌握程度。

 

從績效結果來觀察預算,

最終投資到專案的金額是否與預期相同、

每一項預算的投入是否都能達到一定水準的投資報酬率,

如果你可以用較少的資源投入完成專案,

你就可以讓公司從成本的節省中獲得收益。

 

為了有效掌握專案預算管理

避免專案虧損的情形出現

我們必需先要有一個很重要的觀念

那就是企業經營的觀念

 

一間企業在展開經濟活動中最不能缺少的三個要素就是

收入、成本、利潤

用公式來看就是”收入-成本=利潤”

而為了增加利潤

不是”增加收入”就是”減少成本”

 

就專案而言

收入有很大的部份取決於專案的規模和執行時間

因此,為了能讓專案獲得更高的利潤

如何有效掌握或降低成本就變得相當重要

在專案成本上大致可以分為

“直接材料成本”、“直接人力成本”、“直接成本”

“間接材料成本”、“間接人力成本”、“間接成本”

 

一般比例占具最高的是直接人力成本

也就將雇用的人力進行直接投入的成本

我們知道每一個專案都有其複雜度

需要不同的專業人力來投入

各自負責不同的工作來一起完成專案

如果投入的人力愈多,工時愈長

可能利潤就會減少

 

過去在高速經濟成長的時代

總是有專案規模愈大就要投入愈多人力的想法

但現在資訊的時代裡

透過輔助工具、軟體、甚至部份委外的方式

即便是很少的人力投入

反而可以獲得更快的交付速度和更高的品質

 

不僅是企業

在專案裡面也是

“浪費成本”的因素可能潛伏在各個地方

因此,設備材料,人力工時、發包委外等各項成本的預先估算就極為重要

而這部份也直接地影響到企業的現金流

所以當專案執行時

要持續監控預算的使用

除了每月結算之外,重要的還需要分析累計的金額

這才能確保專案符合企業追求的利益

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專案在進行中,

如何領導和教育團隊成員,

也是專案經理的角色之一。

 

你要能夠提供正確且易於理解的說明,

參考前人的工作流程、

制訂標準作業程序(SOP)、

配給工作說明書,

都能協助你領導和教育團隊

 

專案出現問題時,

你要立即對團隊成員進行再教育,

再次與團隊說明專案的核心目標與時程

並評估他們目前所做的工作,

確保每個人對專案的認知達成一致。

 

你可以藉由提出具體的目標、

合理的績效評估、

階段性的任務檢驗,

對團隊建立你的領導能力

 

領導能力將協助你把團隊成員召集在一起、

讓團隊信服你的解決方案,

以實現更緊密的團隊合作。

 

讓我在此提醒你,

專案團隊的每位成員都具備相當的經驗和專業技術,

有時候要說服他們來配合自己時,

你可能會受到嚴厲的挑戰,

因此是否具有高度的領導能力,

將會是專案成功與否的關鍵因素。

 

專案經理應備的管理能力,

不僅僅是規劃與執行而已,

你還要做到質量保證

 

你必須針對專案中

構建出來的系統、商品、服務進行品質管理,

這也包含對品質本身和危機的評估,

 

例如,

專案時程是否達標?

品質是否可以滿足客戶/公司的需求?

專案是否存在失敗的危險?

或是專案是否隱藏著難以預期的問題?

 

因此,

能夠適當地管理風險的能力、

模擬情境以預知危機的洞察力,

也是專案經理的重要素質。

 

從今天的文章

你知道了專案經理需要綜合性的管理能力

這些技能可以透過長年的累積來獲得,

遇到的案例越多你就會越堅強,

 

要建立有效學習的意識,

有賴系統性的訓練,

也要搭配合適的管理工具

 

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下一篇我們將討論

專案經理必備的能力之二

分析和解決問題的能力

 

 


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