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你不能不知道的專案經理(PM)五大核心技能(二):分析和解決問題的能力

專案經理(PM)必備的「分析和解決問題」能力

 

專案的成立就是為了要解決某個問題

 

從專案還沒發起前,

問題就已經存在。

 

所謂的問題,

可能會讓人感到困擾、

可能會拖累組織績效、

也可能是增進效率的改變過程。

 

本文中我要為你介紹,

專案經理必備的,

分析和解決問題能力

 

在日本,

問題解決的手法,

稱為PSA

全名是Problem Solving Approach

 

PSA是中高階經理人必備的軟實力,

你若能掌握PSA,

即便遇到陌生的問題你都能迎刃而解,

PSA會對你的職涯和人生產生莫大的幫助。

 

PSA是貫徹全局的手法

透過PSA產出的解決方案

要能夠直擊問題的核心,

解決問題並不留下後遺症。

 


 

PSA從分析資訊開始。

要分析資訊,

你必須收集有關目標事件的所有資訊。

如果無法正確收集資訊,

則無法獲得準確的分析結果,

也無法進行正確的評估。

 

稱職的專案經理,

不應等到專案啟動才開始收集資訊,

平時就應養成廣泛學習的習慣。

 

你應先從行業相關的資訊開始收集,

了解產業情報和法制、規範的更迭,

讓自己的思維處在產業的最前線,

降低受到產業脈動衝擊的可能性。

 

熟悉產業內的收集資訊的方法後,

你要再將學習範圍延伸到,

衛星產業和無相關的產業,

發現經濟變化的蛛絲馬跡。

 

你可以利用Google快訊,

以關鍵字訂閱網路上的新情報,

讓Google搜尋引擎,

自動為你收集情報、寄送email到你信箱。

 

你還不僅僅需要收集產業資訊而已,

你還要收集目標區域中各成員的

角色、職能和面臨的問題等必要資訊,

 

例如,

從學習目標對象的作業流程開始,

逐步理解決策要素和評估其優先順位事項,

並具體提出目標對象遭遇的可能問題,

然後依據問題的可能性,

模擬對象在該情境中的心態,

儘可能將對象的心智圖完整表達出來。

 

從資訊的學習和初步分析

專案經理可以對專案的目標有更明確的定位,

了解自己身在何處

以及解決方案發展的可能性,

再進行下一步驟的創造性思考就會有跡可循。

 


 

對專案的意義和定位有了概念

你就進入了PSA的第二階段,

接著你要做的是創造性的思考

 

當你遇到問題時,

無論是專案要解決的問題或是專案進行中遇到的問題,

你都應該採取創造性的思考,

來思索解決方案。

 

創造性思考是一種

結合新思想與既有思想的思考模式。

 

從既有思想的脈絡中,

你應該能畫出產業的現實面與公司的需求面的藍圖,

將新事件的衝擊、市場的機會和專案的目標,

以嶄新的觀點和視角畫在同一個架構中。

 

再引進新思想的脈絡,

用你的商業敏感度將資訊整合在一起,

以完成專案目標為前提,

無所畏懼地提出各種解決方案。

 

然而個人的能力有限,

你也可以邀請團隊成員或公司顧問,

一同進行腦力激盪、創意發想

生成大量具創造性的方案。

 

創造性思考可以讓你發現解決問題的突破口,

並讓你朝著具成效的方向持續探索。

 

每當你遇到問題,

都別忘了將PSA和創造性思考派上用場。

透過它們你將得以發現關鍵的問題點。

 

專案能否邁向成功,

你能否順利處理陌生的問題,

轉戾點就在創造性思考,

 

然而公司和專案資源亦有限度,

解決方案的數量和方法需要被適當收斂,

邁入下一階段,

你需要的是決斷能力

 


 

除了專案經理自己本身的決斷能力外,

在與團隊成員和合作夥伴公司的會議中,

準確的整合團隊成員意見,

協助誘導出集體決策方向也是相當重要的一項技能。

 

從創造性思考你可以得出非常多的創意方案,

但創意方案要落實的最大困難點在於,

消除組織既有的障礙。

 

既有的設備系統、

約定成俗的流程、

一直以來的成功模式、

都可能形成決策的阻礙。

 

你應該回頭檢視專案的目標本質

找出方案資源需求和公司可用資源的交集,

思考引進外部資源的可能性

兼顧目標績效和成功機率

選出時間要求最低的方案

以專案經理的身分向高層和團隊提出解決方案。

 


 

選擇解決方案的時候

你需要關注解決方案對系統會產生的互動。

 

面對公司層級的事情時,

解決方案會對公司各部分造成甚麼影響;

而在專案層級時,

你想採取的作法會帶給專案的各部分甚麼樣的衝擊?

 

這樣的思考模式

就稱為系統式思考

 

系統式思考是一種近期被廣泛提倡的新技能,

系統式思考可以使你專注於整體架構中的每個部分,

而不僅僅是查看問題本身或其周圍環境,

還可以從整個事件中發現更細微的問題,

進而提出解決方案的技能。

 

若僅處理問題周圍的區域,

解決的方案通常也有可能在日後成為問題的根源,

也就是發生治標不治本的問題。

 

在這種情況下,

你可能無法僅透過查看問題來了解這解決方案中的全貌。

如果你的解決方案沒有連接到問題的核心或根本,

以及考慮到可能觸發的外界影響,

或是潛在問題等,

所有相關的人、事、物,

 

那麼你的解決方案很可能會碰壁,

無法高效地順利地進行。

對於一個成功的專案來說,

從整體的角度、俯瞰全局的視野

來進行工作也是必要的。

 


 

落實以上的步驟,

你可以進入解決問題的階段,

 

解決問題的能力與創造性思考是高度相關的,

解決問題的能力是一種能夠模擬導入解決方案後的技能,

在最短時間內針對問題找到突破口,

並將解決方案併入執行計劃,

實現如期如質的專案目標。

 

此階段中你要進行的活動有很多,

優劣勢分析、商模建立、財務試算、

提出功能性活動的安排、

再次檢驗解決方案與其他人員、活動的互動

 

所以你需要有充足的商業知識,

以及安排優先順序的縝密思維。

 

在某些情況下,

解決問題不僅需要擁有突破障礙的能力,

而且還需要考慮能夠繞過問題,

提出未來解決方案的替代方法的能力。

 

專案經理的思考不僅僅是朝一個方向前進,

你必須能夠以更廣闊的視野來解決問題,

也因此具備跳脫框架的思考能力就極為重要。

 

 


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