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你不能不知道的專案經理(PM)五大核心技能(四):人際關係能力

專案經理必備的「人際關係」能力

 

在專案經理必備的溝通能巧一文中,

我介紹了

有效且不生誤解的溝通技巧。

然而要驅使他人行動是相當困難的,

你身為專案經理,

你還需要學會在人際間交涉的能力,

我稱之為人際關係能力

 


 

引導

引導是能驅動參與者在會議或會議上,

能夠針對正在討論的議題,

自發性地表達出自己觀點的能力。

 

透過讓會議參與者表達自己的觀點,

或是敘述自己與其他參與者的論述之間的差異,

並尊重他們的專業和背景來促進討論,

讓整個會議過程更具有效益,

 

創造生動活潑的討論環境是專案經理的職責,

你應學習會議主持的技巧,

事前準備許多問題來引導會議的進行。

 

你可以就與會議主題相關的角度來準備問題,

例如,「關於事件在某階段的變化,你怎麼看?」

「若爾後朝向某人講的某方向發展,你預期會產生哪些優勢?」

「撇開某某因素不計較的話,你認為會有哪些可能?」

 

諸如此類與會議主題相關的問題,

可以刺激你在會議前就先思考眾多的可能性,

也會讓你對於會議的節奏更有掌握感,

 

你可以善用「發言權杖制度」,

讓有發言權的人發表意見,

讓聽眾得以掌握發言人的言語邏輯,

讓參與者在整場會議都保持專注。

 

適時地引導成員的發言,

讓有意見的人都可以適度發出聲音,

避免會議淪為某方面的一言堂,

也省卻會議後落人口實的麻煩,

專案經理也比較容易從會議中得到紮實的結果。

 


 

2、交涉

交涉能力指的是

可以成功地協調團隊成員的分歧,

並指導他們得出「想要得出的結論」的能力。

 

當然,

交涉的情況不僅發生在團隊內部,

在外部也常會有需要你居中交涉的問題,

也就是說你要有與合作夥伴公司和客戶進行交涉的能力。

 

進行交涉時,

你必須要非常清楚問題的前因後果,

以便準確地了解另一方的需求,

並在利益限度內合理與對方協商。

 

專案中最容易產生交涉需求的環節,

有規格、預算和交貨日期等。

 

在規格上,

業務端為滿足客戶的需求,

可能會做出過度的要求;

而技術端也可能因完美主義,

做出超規格(over-spec)的計畫,

 

兩者不僅都會浪費公司的資源

也無法契合客戶的需求。

專案經理如何從與雙方的交涉談話中,

掌握兩方心中的期待將左右專案的獲利預期。

 

至於在交貨時間的交涉上,

專案經理需隨時記得時間是專案最重要的因子,

各個流程的完成都算是交貨時間的一部分。

 

如果執行時間與計畫時間脫鉤,

因眾人失去了可憑藉的指標,

專案的進度也就不再有意義,

流程中的弊病也會一口氣浮現。

 

此時你的角色會受到嚴重的質疑,

團隊的士氣會大幅下降,

甚至讓客戶喪生信心,

造成難以挽回的結果。

 

所以在進行時間上的交涉時,

你不能屈服於強勢一方的意見,

多收集資訊、多向前輩請教,

建立一套你的時間標準再介入交涉。

 

需要交涉的事情往往是不容易處理的,

專案經理為了取得對專案最大的利益,

強化自己的說服力就相當重要。

 

要提高自己的說服力,

需要實際的數據和分析資料,

熟讀背景資料並建立自己的一套準則,

將會是支撐你的言論最好的工具。

 


 

3、團隊合作

這種能力是指可以創造一個新環境的能力,

這樣的環境可以使團隊成員和利益相關者,

能夠尊重彼此的意見和想法,

並在執行專案時進行相互合作。

 

團隊合作免不了會有衝突的時候,

你應將衝突視為進步的機會。

 

處理衝突的過程中,

你可以探詢團隊成員心中最在乎的是什麼?

還能夠發現不願意改變、加強自己的成員。

 

你如何讓衝突成為更緊密合作的養分,

是專案經理能否進階到高級經理人的關鍵。

從學習交涉內部衝突,

到交涉部門間甚至分公司間的互動,

你將能獲得更廣闊的視野和能力。

 

有時,你還需要能夠解決衝突的能力,

這也是領導才能的一項共同技能,

但更多的是要了解團隊合作的意義,

而不是僅思考如何將團隊組織在一起就好。

 


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