PM 五大核心技能(四):人際 關係能力

專案經理 必備的「人際關係」能力

 

在 專案經理 必備的溝通能巧一文中,

我介紹了

有效且不生誤解的溝通技巧。

然而要驅使他人行動是相當困難的,

你身為 專案經理,

你還需要學會在 人際 間交涉的能力,

我稱之為「 人際 關係能力

 


 

引導

引導是能驅動參與者在會議或會議上,

能夠針對正在討論的議題,

自發性地表達出自己觀點的能力。

 

透過讓會議參與者表達自己的觀點,

或是敘述自己與其他參與者的論述之間的差異,

並尊重他們的專業和背景來促進討論,

讓整個會議過程更具有效益,

 

創造生動活潑的討論環境是專案經理的職責,

你應學習會議主持的技巧,

事前準備許多問題來引導會議的進行。

 

你可以就與會議主題相關的角度來準備問題,

例如,「關於事件在某階段的變化,你怎麼看?」

「若爾後朝向某人講的某方向發展,你預期會產生哪些優勢?」

「撇開某某因素不計較的話,你認為會有哪些可能?」

 

諸如此類與會議主題相關的問題,

可以刺激你在會議前就先思考眾多的可能性,

也會讓你對於會議的節奏更有掌握感,

 

你可以善用「發言權杖制度」,

讓有發言權的人發表意見,

讓聽眾得以掌握發言人的言語邏輯,

讓參與者在整場會議都保持專注。

 

適時地引導成員的發言,

讓有意見的人都可以適度發出聲音,

避免會議淪為某方面的一言堂,

也省卻會議後落人口實的麻煩,

專案經理也比較容易從會議中得到紮實的結果。

 


 

2、交涉

交涉能力指的是

可以成功地協調團隊成員的分歧,

並指導他們得出「想要得出的結論」的能力。

 

當然,

交涉的情況不僅發生在團隊內部,

在外部也常會有需要你居中交涉的問題,

也就是說你要有與合作夥伴公司和客戶進行交涉的能力。

 

進行交涉時,

你必須要非常清楚問題的前因後果,

以便準確地了解另一方的需求,

並在利益限度內合理與對方協商。

 

專案中最容易產生交涉需求的環節,

有規格、預算和交貨日期等。

 

在規格上,

業務端為滿足客戶的需求,

可能會做出過度的要求;

而技術端也可能因完美主義,

做出超規格(over-spec)的計畫,

 

兩者不僅都會浪費公司的資源

也無法契合客戶的需求。

專案經理如何從與雙方的交涉談話中,

掌握兩方心中的期待將左右專案的獲利預期。

 

至於在交貨時間的交涉上,

專案經理需隨時記得時間是專案最重要的因子,

各個流程的完成都算是交貨時間的一部分。

 

如果執行時間與計畫時間脫鉤,

因眾人失去了可憑藉的指標,

專案的進度也就不再有意義,

流程中的弊病也會一口氣浮現。

 

此時你的角色會受到嚴重的質疑,

團隊的士氣會大幅下降,

甚至讓客戶喪生信心,

造成難以挽回的結果。

 

所以在進行時間上的交涉時,

你不能屈服於強勢一方的意見,

多收集資訊、多向前輩請教,

建立一套你的時間標準再介入交涉。

 

需要交涉的事情往往是不容易處理的,

專案經理為了取得對專案最大的利益,

強化自己的說服力就相當重要。

 

要提高自己的說服力,

需要實際的數據和分析資料,

熟讀背景資料並建立自己的一套準則,

將會是支撐你的言論最好的工具。

 


 

3、團隊合作

這種能力是指可以創造一個新環境的能力,

這樣的環境可以使團隊成員和利益相關者,

能夠尊重彼此的意見和想法,

並在執行專案時進行相互合作。

 

團隊合作免不了會有衝突的時候,

你應將衝突視為進步的機會。

 

處理衝突的過程中,

你可以探詢團隊成員心中最在乎的是什麼?

還能夠發現不願意改變、加強自己的成員。

 

你如何讓衝突成為更緊密合作的養分,

是專案經理能否進階到高級經理人的關鍵。

從學習交涉內部衝突,

到交涉部門間甚至分公司間的互動,

你將能獲得更廣闊的視野和能力。

 

有時,你還需要能夠解決衝突的能力,

這也是領導才能的一項共同技能,

但更多的是要了解團隊合作的意義,

而不是僅思考如何將團隊組織在一起就好。

 


有志成為出色的專案經理的職人

亦可選修中金院人財育成中心

引進日本管理大師大前研一博士

BBT商業突破研究所的課程

日本實戰研習碩士學分班

相關文章

PM 只需 專案管理 ?PM的必備技能

專案經理必須執行所有管理任務才能夠使專案成功。簡而言之,管理任務是從接收專案到完成專案的過程中,所需要用到的各種技能。假設是要開發一個系統,當和客戶和公司內部跨部門討論時,就需要溝通技巧來闡明這個專案的開發目的。

PM 五大核心技能(三): 溝通 技巧

有人說 專案經理 就像演說家,每天周遊在各單位之間進行遊說;也有人說專案經理像政治家,試圖在各方角力中周旋出解方。這些說法或許各有其道理,因為 專案經理 很大一部分工作,就是要與人 溝通 ,說服人接受或驅動人做事。於是,溝通技巧 成了專案經理的必備技能。

PM 五大核心技能(五):商業知識 技能

本文我將為你講解 專案經理 必備的商業知識和技能,專案經理 的職責廣泛且極具專業性,也因為高度的專業要求,專案經理 也就成為晉升高階經理人的最速路徑。持續學習是要成為專業經理人的你的唯一選擇,我建議你從線上學習開始有效利用你的時間。

你已經是一名專案經理了嗎?

專案經理所需的技能應該被明確分類並逐一檢查確認,確認每項技能時,也該反覆思考,自己是否已經達到令人滿意的技能水平,並從過去的經驗,徹底檢視自己的技能,從中獲得進一步的想法和發展方向。作為一位專案經理,你需要的技能非常多,本文中僅為概述,後續將有專文詳細介紹。

PM 五大核心技能(一):管理能力

想成為稱職的專案經理(PM)你最需要注重的管理能力就是時程計劃的能力,而想做出完善的時程計畫需要豐富的經驗,因為你必須將專案劃分為多個階段、確切地知道每階段將花費多長時間以及需要多少人力。為了制訂切合實際的時程安排,你需要了解團隊裡每個成員的能力,依據任務和能力的差異。

數位教材製作的5個步驟

在這篇文章中,我們將會詳細解釋說明根據我們過去的經驗,如何依照專業的流程來接受我們客戶的委託,提供我們專業數位教材製作服務,不論你你想是要創建自己的數位學習教材,或是數位學習課程,或者是你想委外製作數位教材,可以參考這篇文章,相信應該都能有相當程度的助益。