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專案經理(PM)只需專案管理能力?你不能不知道的專案經理必備技能一覽和職涯進化

專案經理為了讓專案得以遂行成功,就不得不進行整體的管理,簡單來說,管理的內容就是從接受專案到完成專案的過程,而這樣的過程中就會被要求具備各式各樣的能力。

 

本文目錄

專案經理(PM)必備的技能
1:管理能力
2:分析和解決問題的能力
3:溝通能力
4:人際關係能力
5:商業知識和技能
提高PM技能的方法和訣竅

專案經理(PM)必備的技能

專案經理必須執行所有管理任務才能夠使專案成功。簡而言之,管理任務是從接收專案到完成專案的過程中,所需要用到的各種技能。

假設是要開發一個系統,當和客戶和公司內部跨部門討論時,就需要溝通技巧來闡明這個專案的開發目的。在開發過程中,你也需要能夠規劃專案的總體執行流程,以及調整預算和設定交付日期。

在規劃中包括了將專案分為幾個階段,分別計算開發過程中的各個時程,並確定每個階段所需要的設備和人員。然後,透過總結計劃直到專案成功為止來建立這個計劃,其中項目如交付日期、預算的最終決定和確認,與客戶或其它部門進行協商,並根據計劃的內容開始建構開發系統,而這樣的系統,就會思考到專案所需相關人員(工程師等)的配置和材料、設備採購。

以開發系統專案而言,就必需具有能將工程設計師進行適材適所進行配置的分析能力和決定能力,也因為需要和客戶或專案發起人,甚至外部的合作夥伴企業進行合作,所以專案經理不僅溝通技巧,當出現意見分歧時更需要具有談判技巧的能力。作為一位專案經理,您需要的技能是非常多的,這也包括領導團隊進行專案合作的能力。

專案經理的工作也是在創造一個易於讓團隊順遂工作的環境,透過吸收參與專案成員的意見和要求,輕鬆地讓成員的發想和創意能夠傳遞出來,並專注於工作的環境。由於並非所有專案都能順利進行,有時也會發生出乎意料之外的問題,因此作為專案經理,還必須具有解決問題的能力,分析並找到造成進度停滯的原因,並且在最短時間建立解決問題的對策,在最早的階段中解決掉意外的情況和問題。

如果你能稍微透過簡單的思考來想像一下,只要能夠不斷發展專案經理的技能,那麼在專案工作的每個階段,每個場合當中都能有效發揮,就勢必能成為一位稱職的專案經理,且能夠順利執行專案並取得成果。

優秀的專案經理可以贏得團隊的尊重,這也使他們更容易自然地工作並提高專案的成功機率,而專案經理則需要將日常工作中的所有經驗作為自己的技能。

然而,僅憑模糊的知識和技能是很難成長為理想的專案經理人,因此,專案經理所需的技能是應該被廣泛分類並逐一檢查確認,確認每項技能時,你應該透過反覆思考是否已經達到令人滿意的技能水平,可能也會因此透過過去的經驗徹底檢視自己的技能,並且從中獲得進一步的想法和發展。

 

 

1:管理能力

 

時程管理

你至少需要具備創建可行的時程計劃的能力。這是需要豐富的經驗,因為你必須將專案劃劃分為多個階段,並且確切地知道每個階段將花費多長時間以及需要多少人力。你還需要管理多個任務,從中掌握每個工作任務的截止日期和工作狀態,並且適時地指導每個任務,以便可以按時且高效地將這些工作任務完成。為了製定更切實際的時程安排,你需要了解你團隊裡每個成員的能力,並製定一個不會降低成員動力的時程安排,如果有所延遲,就必需立即地能夠確定問題的原因,並提供解決方案,這也是進度管理中的重要一環。

預算管理

具有計算專案所需材料和人工成本的能力,以及透過專案計劃能更具效益地將專案成本縮小化的能力。如果你可以減少成本並且以較少的投資來完成專案,則可以讓公司從成本的節省中獲得收益。

教育與領導

專案中如何分配和管理團隊成員(以開發系統來說就會有如SA系統分析師、SD系統設計師、SE系統工程師)的技術支援也是專案經理的角色之一。你需要能夠提供正確且易於理解的說明,並在出現問題時,立即對團隊成員進行教育,並評估他們目前所做的工作,確切掌握工作環節。當然,這也需要領導能力才能將成員召集在一起,信服自己的解決對策,以便實現團隊合作。在此提醒一點,每位成員都具備相當的經驗和專業技術,有時候要說服他們來配合自己時,也可能會受到挑戰,因此是否具有高度的領導能力,也將連結專案成功與否的重要因素。

質量保證

你必須針對專案中所構建出來的系統、商品、服務進行品質管理,這也包含對品質本身和危機的評估,例如品質是否可以滿足客戶的需求,是否沒有失敗的危險,或是否存在不可預期的問題,也因此能夠適當地處理風險管理能力和洞察力也是專案經理的重要素質。

這些技能可以透過豐富的經驗來獲得,但也需要搭配合適的工具,具體而言,還是取決於你本身最初所擁有的素質,遇到的案例越多你就會越堅強,如果已經是專案經理人,或是期望朝向專案經理人邁進者,可以成為中金院人財育成中心日本實戰班學員,獲得專案經理人的管理工具。


 

 

2:分析和解決問題的能力

 

創造性思考

當你遇到問題時,它是一種將新思想與既有思想相結合併用運行的思考模式,可以讓你發現解決問題的突破口,並且讓你朝向具有成效方向進行探索思考的技能。每次在專案進行中遇到問題時,都會遇到需要這項技能的情況。透過克服它們中的每一個問題點,你將可以帶領專案邁向成功,並且累積成為專案經理的實績經驗。

決斷能力

除了專案經理自己本身的決策能力外,在與團隊成員和合作夥伴公司的會議中,準確的整合團隊成員意見,協助誘導出集體決策方向也是相當重要的一項技能,其中消除阻礙決策的障礙也是相當重要的,簡單來說就是指導決策或是誘導決策。

學習與分析

這項技能是指收集目標區域中的各成員角色,以及職能和問題等必要資訊,學習他們的作業,並對其進行分析和評估,然後理解並表達情況。為了執行分析,你必須首先收集有關目標事件的所有資訊,如果無法正確收集資訊,則無法獲得準確的分析結果,也無法進行正確的評估。

解決問題

解決問題與創造性思考是重疊的能力,是一種具有能夠模擬導入解決方案後的技能,在最短時間內針對問題找到突破口,並將解決方案併入執行計劃,實現如期如質如預算的目的。在某些情況下,解決問題不僅需要擁有突破障礙的能力,而且還需要考慮能夠繞過問題,提出未來解決方案的替代方法的能力。不僅僅是朝一個方向前進,還必須能夠以更廣闊的視野來解決問題,也因此具備跳脫框架的思考能力就極為重要。

系統思考

系統思考是一種近期被廣泛提倡的新技能,系統思考可以使你專注於整體架構中的每個部分,而不僅僅是查看問題本身或其周圍環境,還可以從整個事件中發現更細微的問題,並且進而提出解決方案的技能。即使僅處理問題周圍的區域,解決的方案通常也有可能在日後成為問題的根源,也就是發生治標不治本的問題,在這種情況下,你可能無法僅透過查看問題來了解這解決方案中的全貌。如果你的解決方案沒有連接到問題的核心或根本,以及可能觸發的外界影響,或是潛在問題等,以及所有相關的人、事、物,那麼你的解決方案可能只會碰壁,而無法高效地順利地進行。對於一個成功的專案來說,從整體的角度,俯瞰全局的視野來進行工作也是必要的。

 

 

3:溝通能力

 

領導管理

這是可以使整個團隊團結起來不可或缺的一項技能。組成團隊的成員不是機器,因此每個人都有自己的個性,成員越多背景愈複雜,團隊內各成員的兼容性等問題就越多。除此之外,專案經理還需要能夠確切掌握各個成員的個性和專業,並展現領導才能,這樣才能夠成功地組織團隊,以便每個人都可以朝著同一個目標齊心邁進。

口頭傳達

專案經理除了能夠透過文字準確地傳達你要傳達的內容之外,你還需要能夠準確理解他人在說什麼的技能。因為專案經理的作用不僅是與你自己溝通,是必需還可以靈活地吸收他人的意見,並創建一個成員可以輕鬆發表意見的環境。而口頭傳達交流的技能,不僅可以與團隊成員輕鬆進行對話,也可以與客戶進行對話,並從抽象的指示和想法中,進行具體化,構建出具體的產品。

教育

你可以根據成員對象的學習能力和技術能力來使用適當的表達方式進行教育,並且可以檢查對方的理解程度,如果你不了解,可以根據對方的表達方式,進行更改你的教育方式。這種技能是需要能夠透過結合你過去的經驗和日常工作中的經驗,給出具體的示例和圖像來回應他人的理解。

文件傳達

與口頭表達相比,文件資訊的傳達更具高難度,不僅需要具有正確的寫作技巧,而且還需要具有能夠準確表達沒有語言錯誤的句子,以及靈活使用引號和成語等的能力。這是可以透過平時閱讀來培養的能力。我認為這是一項看似容易且非常困難的技能。即使總結了你的想法和意思,其他人在閱讀時,也可能會因為自身的背景和專業不同,而發生不同的解讀,掌握不發生誤解的寫作技巧並非容易之事,建議可以透過多看多聽多讀來培養自身的文件傳達技能。

 

 

4:人際關係能力

 

引導

引導是一種通過鼓勵參與者在會議或會議上,能夠針對正在討論的議題,自發性地表達出自己觀點的能力,或是分辨參與者之間的差異,並尊重他們的專業和背景來促進討論,讓整個會議過程更具有效益,而創造生動活潑的討論環境也是專案經理的職責。

交涉

交涉能力指的是可以成功地協調專案團隊人員的分歧,並指導他們得出他們想要得出的結論的能力。當然,交涉的情況不僅發生在團隊內部,在外部也是很常會發生面臨到的問題,也就是說你也需要具有與合作夥伴公司和客戶進行談判的能力。進行談判時,你必須要非常清楚問題的前因後果,以便準確地了解另一方的需求,並且必須相對應地合理協商,如預算和交貨日期等。有時往往這是不容易的事情,所以強化自己的說服力就相當重要,如何提高自己的說服力,這就是需要實際的數據和分析資料,透過真實的數據和分析資料將是支撐你言論最好的工具。

團隊合作

這種能力是指可以創造一個新環境的能力,而這樣的環境可以​​使團隊成員和利益相關者,能夠尊重彼此的意見和想法,並在執行專案時進行相互合作。有時,你還需要能夠解決衝突的能力,這也是領導才能的一項共同技能,但更多的是要了解團隊合作的意義,而不是僅思考如何將團隊組織在一起就好。

 

 

5:商業知識和技能

 

技術性技能

這是專案經理不可或缺的技能之一。專案經理必須在不同的狀況下提供團隊成員適當的建議,而且必須具有專案所需的正確知識,根據成員自身的專業和知識,當發生突發性問題時能為成員提供適當的建議,這技能不僅可以確保專案的成功,而且可以建立他人的信任。

業界知識

專案經理還需要特定業界的知識,業界內組織所共有的常識和趨勢,以及行業內的競爭因素。

商業原則和慣例

不僅在業界或組織中,而且在大多數情況下,都需要有業務領域的常識,以及以公司利益為前提的常識。

組織知識

您還需要了解公司和組織內的特定業務流程,以及適用於組織內的特殊觀念、文化和規則。

解決方案的知識

例如面對工程師時,為了協助他們解決在專案上的問題,你必需具備開發環境、程式語言、軟體等基礎知識。

應用軟體

你必需熟稔商務中經常使用到的Word,Excel,PowerPoint和電子郵件等商務應用軟體。

專業軟體

有時候您還需要透過更高階的專業軟體或工具,來理解、傳達、管理專案。

 

 

如何提高PM技能和技巧

 

為了提高技能,學習當然是最重要的管道,但更多的是擁有重複許多次的失敗經驗,從失敗的實戰經歷中所學習到的解決問題,不是單靠書本或商業雜誌就能輕鬆學習獲得。

然而在實際的專案中,重複的失敗是與企業的損益緊緊相連,因此不能容忍失敗。所以,我認為唯一可行的方法就是線上學習,透過學習線上問題解決課程,並在實體教室內與同學反復體驗模擬專案,並透過反思從失敗經驗中進行學習,因為這是一個偽專案,所以無論你犯多少錯誤,它都不會直接導致損失,並且可以遇到各種不同的情況。本中心主辦的日本實戰研習碩士學分班即是以此為核心所開發出來的課程,顛覆傳統的線上線下混成式學習,結合海外師資實戰經驗,並在線上課程學習後,於實體課程中搭配REAL TIME CASE STUDY案例反覆模擬演練,再透過來自各地同儕議論的方式,強烈刺激及誘導來開啟創新發想,學習建立短期高效益的問題解決方案。<<日本實戰研習碩士學分班資訊>>

 

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